Een e-factuur ziet er vaak uit als een gewone factuur, maar bevat daarnaast codes, waardoor precies duidelijk is, voor computers, wat de betekenis is van elk woord en bedrag.
Het gaat dus een stap verder dan het elektronisch versturen van een factuur in bijvoorbeeld een pdf-bestand (wat veel ondernemers overigens onterecht beschouwen als elektronisch factureren) en verschilt dan ook wezenlijk hiervan. E-factureren maakt namelijk van een factuur een gestructureerd digitaal bestand. Doordat de gegevens gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde boekhoudsysteem elektronisch te verwerken in het andere boekhoudsysteem. Hierdoor is handmatige verwerking dus niet meer nodig.
E-factureren maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd
Sta ik juridisch wel sterk met e-facturatie?
Ja. In 2009 verklaarde de Minister van Financiën de factuur vormvrij. Sindsdien staat een e-factuur juridisch gezien gelijk aan een papieren factuur. Zolang de e-factuur maar aan de eisen voldoet waaraan een papieren factuur ook aan dient te voldoen. De klant moet wel akkoord zijn dat hij een digitale factuur ontvangt. Stem dit dus even af voordat je een digitale factuur stuurt.
Bedrijfsleven denkt mee over e-factureren
”De overheid legt ons weer eens regeltjes op” zal je als ondernemer misschien denken over de verplichte digitale betaling. Maar wist je dat al ruim veertig procent van de facturen die naar de overheid worden gestuurd al in e-factuurvorm gaat? Bovendien heeft de overheid het hele proces tot e-facturering in overleg gedaan met het bedrijfsleven. De Rijksoverheid wil namelijk vooral een voortrekkersrol vervullen met de bedoeling om e-factureren gemeengoed te laten worden binnen bedrijven en medeoverheden. Het bedrijfsleven heeft dus mee kunnen denken en wat in de melk te brokkelen gehad in de stap naar e-factureren.
Steeds meer medeoverheden volgen de Rijksoverheid en ook grote bedrijven lijken overstag te gaan. Maar waarom dan die haast met e-factureren? De Nederlandse overheid moet op hun beurt voldoen aan de EU-richtlijn dat aanbestedende overheden vóór november 2018 in staat zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken.
Waarom e-factureren?
Er is dus geen ontkomen aan e-factureren. Maar ondanks het verplichte karakter van de invoering van digitaal factureren, hoeft het niet per se iets slechts te zijn. E-facturatie heeft namelijk veel voordelen voor boekhouding MKB en facturatie:
- Je hoeft niet meer handmatig facturen te verwerken. Het gebeurt automatisch, dat is makkelijk, het scheelt tijd en daarmee geld. Ook worden er minder fouten gemaakt;
- Je bespaart op accountants, nu de facturen automatisch worden bijgehouden en verwerkt;
- E-facturen worden sneller betaald. Bij geïntegreerde elektronische facturatie worden facturen automatisch ingelezen en verwerkt door het boekhoudprogramma van de ontvanger. Digitale facturen worden sneller ontvangen door de juiste persoon en daardoor vaak ook sneller betaald;
- E-facturen worden automatisch verstuurd, je zal dus geen facturen te laat of vergeten te sturen;
- Archivering is niet meer nodig, dat scheelt weer ruimte op je kantoor;
- Je biedt behalve gemak aan jezelf ook gemak aan je klanten. Dat zorgt weer voor klanttevredenheid;
- Je hoeft als ondernemer een factuur niet meer per post op te sturen. Dit bespaart op papier, inkt, portokosten en postverwerking;
- Digitaal factureren is goed voor het milieu. Er wordt immers bespaard op papier, wat de bomenkap vermindert. Ook daalt door digitaal facturen de CO2-uitstoot omdat het aantal transportkilometers afneemt;
- Ook de ontvanger heeft baat bij een e-factuur. Deze hoeft niet meer te controleren of de vertaalslag van de ontvangen factuur naar verwerking door het boekhoudpakket goed is gegaan.
Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat wanneer er versneld wordt overgestapt op e-factureren, dit bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro bespaart. Op kleine schaal levert het ook zeker voordeel op, blijkt wel uit de overstap naar e-facturatie van koffiemaker Pelican Rouge uit Dordrecht. “We hebben klanten behouden, die anders waren overgestapt”, aldus IT Director René van Gorp. “Verder leverde het een besparing van drie mandagen per maand op”, legt Van Gorp tijdens de seminar "E-factureren in de praktijk" uit.
We hebben klanten behouden, die anders waren overgestapt - René van Gorp
Wat is UBL?
Om de verschillende boekhoudsoftware met elkaar te laten ‘praten’ is een universele taal nodig. De Nederlandse overheid heeft daarbij, in overleg met het bedrijfsleven, voor UBL (Universal Business Language) gekozen. In veel Europese landen is UBL al de digitale standaardtaal. Eén van de voordelen van UBL is dat het een gestructureerd digitaal bestand is. Alle gegevens staan op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een e-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.
Welke boekhoudprogramma’s zijn UBL ready?
Het mooie is datveel van de softwareleveranciers een systeem hebben waarin UBL al de digitale standaardtaal is. Deze functionaliteit zorgt niet alleen voor een factuur in PDF-formaat, maar ook vooreen factuur in UBL-formaatdie wordt aangemaakt en verstuurd. Zorg er als ondernemer dus voor dat je een boekhoudpakket hebt waarmee je UBL facturen zowel kunt ontvangen als versturen. Op de site van UBL Ready kan je een lijst vinden van softwareleveranciers die UBL als standaardtaal hebben. Hieronder vindje eenlijst met UBL ready boekhoudpakketten. We hebben de 10 beste pakketten voor je geselecteerd.
De top 10 boekhoudprogramma's die UBL ready zijn
Hieronder vind je top 10 boekhoudpakketten waarmee je kunt e-factureren.
Hoe werkt e-factureren?
Hoewel er vanaf 1 januari 2017 alleen bij nieuwe contracten met de Rijksoverheid met e-facturatie wordt gewerkt, zijn de eerste stappen naar een algemeen gebruik van elektronisch factureren dus gezet. De overheid en het bedrijfsleven hebben de handen ineen geslagen om dit voor elkaar te krijgen. Maar dan rest nog de vraag: “Hoe werkt het dan precies?”
E-factureren via Logius
Te beginnen bij het betalen aan de overheid. Als eerst is er een mogelijkheid om de Rijksoverheid via Logius te betalen. Dit is een portaal waarmee je de overheid verplicht moet betalen. Als ondernemer zijn er drie mogelijkheden om dit te doen. De meeste ondernemers, die een middelmatig volume aan facturen versturen, zullen gebruik maken van een dienstverlener, een intermediair of in de meeste gevallen via softwareleverancier, om een e-factuur te betalen. Steeds meer softwareleveranciers zijn rechtstreeks aangesloten op de Digipoort van de overheid. Aansluiting op Digipoort is gratis.
Voor degene die een klein volume aan facturen verstuurt en het niet erg vindt om handmatig facturen in te voeren, is er de leveranciersportaal. Je logt dan in op de webportaal om je factuur in te voeren en te verzenden. Vanuit het portaal wordt de elektronische factuur via Digipoort verzonden naar de Rijksdienst. Voor ondernemers die veel facturen sturen naar de Rijksoverheid is er een rechtstreekse toegang tot de Digipoort. De invoer van factuur gaat, nadat je je hebt aangemeld, volledig automatisch. Aan zowel de leveranciersportaal als de aansluiting op Digipoort zijn geen kosten verbonden.
Simplerinvoicing biedt hulp
De meeste facturatie- en boekhoudsoftware is voorzien van e-factureren. Het is wel handig om te kijken of je leverancier samenwerkt met Simplerinvoicing. Deze stichting, die samenwerkt met de overheid, is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatiediensten mogelijk maakt. Simplerinvoicing ziet UBL als standaardtaal en helpt bedrijven en ondernemers de stap naar UBL facturen te maken. Je dient je wel aan te melden bij Simplerinvoicing. Omdat deze manier van elektronisch factureren minder omslachtig is dan via Logius, is de verwachting dan ook dat de meeste e-facturen via Simplerinvoicing naar de overheid verstuurd gaan worden.
Simplerinvoicing ziet UBL als standaardtaal en helpt bedrijven en ondernemers de stap naar UBL te maken
Business-to-business
Maar lang niet alle e-facturen die je verstuurt, gaan naar de Rijksoverheid. Hoe zit het dan met het versturen van e-facturen van bedrijven onderling? Ook hier is het gebruikmaken van Simplerinvoicing handig. Als je een ERP-systeem of boekhoudsoftware gebruikt, of diensten afneemt van een aanbieder van elektronische factureringsdiensten, dan wordt de procedure via Simplerinvoicing volledig geïntegreerd. De meeste grote softwareleveranciers zijn al aangesloten bij Simplerinvoicing, waardoor iedere ondernemer een factuur kan sturen naar wie je maar wil. Check dus wel of jouw softwareleverancier is aangesloten bij Simplerinvoicing. Bijna alle grote leveranciers zijn dat. Op de site van Simplerinvoicing is een lijst te vinden met de aangesloten softwareleveranciers.
Ik kan e-factureren. En nu?
Nu je klaar bent om volledig elektronisch te factureren, betekent niet dat je alles zomaar uit handen kan geven. Er zijn een paar aspecten waar je als ondernemer rekening mee moet houden met de overstap naar e-factureren:
- Licht klanten van tevoren in dat je overgaat op e-factureren. Je wilt klanten niet onnodig laten schrikken door ze een UBL-factuur te sturen, waarvan zij denken dat het een virus is.
- Help je klant of leverancier bij het omzetten naar e-factuur.
- Straf je klanten niet met overstap naar e-factureren. Mocht een klant niet klaar zijn voor elektronisch factureren, zadel ze hier dan ook niet mee op. Besparingen als ondernemer moet je niet verschuiven naar de klant.
- Zink niet in het UBL-moeras. Maak je als ondernemer geen zorgen over wat voor UBL-dialect jouw software heeft. Simplerinvoicing doet de technische vertaalslag. Je gaat je toch ook niet bezighouden als KPN-klant wat de techniek achter 4G is?
- Overschat de besparing niet. Het duurt even voordat je de besparing terugverdient.
- Houd de vooropgestelde doelen goed in de gaten en bekijk of deze zijn behaald.
- Stuur naast een UBL-bestand ook een pdf-bestand naar klanten, dan geef je ze een beter inzicht in de factuur. Helemaal in het geval van verzamelfacturen is het handig om dit te doen. De UBL wordt dan gebruikt om de boekhouding bij te werken, de pdf is voor het digitaal archief.
- Laat weten dat je aan fiscale voorwaarden voldoet, ook al zijn e-facturen juridisch gelijk aan papieren facturen. Klanten willen graag deze zekerheid.
E-factureren is onontkoombaar
Ondanks dat er nog wat hobbels te nemen zijn, is e-factureren de toekomst. Het is nauwkeuriger, sneller en het bespaart tijd en geld. Steeds meer boekhoudsoftware is uitgerust met de digitale standaardtaal UBL, waardoor het eenvoudig wordt om te communiceren tussen de verschillende boekhoudsystemen. Een wereld waarin alleen nog maar wordt betaald met e-facturen is onontkoombaar. Laat het er dus niet op aankomen en wees er dus op tijd bij. Maak het jezelf makkelijk en stap over op e-factureren.
